FAQ

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist ELLA?

ELLA FAQ

ELLA, das Business Portal der Österreichischen Post ist eine kostenlose Online Plattform. Als modernes Selfservicetool bietet Ihnen ELLA rund um die Uhr wichtige Informationen über Ihre Geschäftsbeziehung zur Post. Die Funktionalitäten von ELLA werden kontinuierlich ausgebaut und es werden stetig neue Services verfügbar gemacht.

In ELLA können Sie jederzeit Ihre Rechnungen, Aufträge, Verträge und Business Post.Karten an einem Ort gesammelt einsehen. Änderungen Ihrer Unternehmensdaten und Verwaltung von Benutzer*innen können Sie unkompliziert selbst erledigen. Auf weitere Services wie Beantragung von Zeitungszulassungen, Layoutcheck und Freimachungsvermerk können Sie ebenfalls unkompliziert über das Portal zugreifen. Falls Sie persönliche Beratung wünschen, können Sie direkt in ELLA Anfragen stellen.
Ja, ELLA ist kostenlos für Sie verfügbar.
Zurzeit können Sie keine Bestellungen direkt über ELLA aufgeben. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, Ihnen diese Leistung bald zur Verfügung stellen zu können.
Eine Zahlung direkt über das Portal ist nicht möglich. Sie können bei jedoch bei Ihren Rechnungen alle offenen Beträge gesammelt oder einzeln einsehen, außerdem enthält jede Rechnung die Information, ob der Betrag offen, beglichen oder in einer Mahnstufe ist.

Auf der linken Seite der Fußleiste finden Sie die Spracheinstellung DE / EN. Klicken Sie auf die von Ihnen gewünschte Sprache. Schon jetzt sind die meisten Inhalte in ELLA auf Deutsch und Englisch verfügbar. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, Ihnen eine vollständige englische Version bald zur Verfügung stellen zu können.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback für die Weiterentwicklung des Portals!

Registrierung & Stammdaten

ELLA FAQ

Sie können sich erst registrieren, wenn Sie eine Einladung zu ELLA erhalten haben - bitte kontaktieren Sie uns unter ella@post.at. Die Einladung erhalten Sie per eingeschriebenen Brief oder per E-Mail und sie enthält eine Anleitung für Ihre Identifizierung, nach deren Abschluss Sie Ihren persönlichen Zugangscode erhalten. Die Identifizierung ist notwendig, damit Ihre Unternehmensdaten vor Zugriff durch Unbefugte geschützt sind.

 

Für Ihre Identifizierung müssen Sie Daten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Person angeben, sowie folgende 2 Dokumente hochladen: 1. Identitätsnachweis (Personalausweis, Pass oder Führerschein); 2. Firmenmäßig gezeichnete Berechtigung (das Dokument finden Sie hier). Nach erfolgreich bestätigter Identifizierung durch uns (dies dauert im Regelfall 24 Stunden) können Sie Ihre Registrierung abschließen.

 

Ist Ihre Identifikation erfolgreich, erhalten Sie Ihren persönlichen Zugangscode und einen Link zur Registrierungsseite. Nachdem Sie Ihre Unternehmensdaten bestätigt haben, können Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten für ELLA festlegen und die Registrierung nach Bestätigung der Datenschutzhinweise und der Nutzungsbedingungen abschließen. Danach können Sie sich direkt mit Ihren Zugangsdaten anmelden und ELLA verwenden. Wenn gewünscht, können Sie im Zuge der Registrierung Ihren bestehenden geschäftlichen post.at Account für die Nutzung von ELLA freischalten.

Durch die Freischaltung Ihres geschäftlichen post.at Accounts für ELLA, können Sie mit Ihrem Account sowohl Leistungen auf ELLA als auch auf post.at nutzen.

Als Geschäftskund*in können Sie bestimmte Services in Anspruch nehmen, die für Privatkund*innen nicht zur Verfügung stehen. Da sich ELLA nur an Geschäftskund*innen richtet, ist die Registrierung mit einem privaten post.at Account nicht gestattet. Bitte registrieren Sie sich entweder mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse für ELLA oder löschen Sie Ihren privaten post.at Account und legen Sie sich einen neuen geschäftlichen post.at Account mit Ihrer E-Mail-Adresse an.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Passwort ändern möchten, können Sie das direkt über das Portal erledigen. Klicken Sie, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, auf Ihre Initialen rechts oben im Header. Unter "Mein Profil" finden Sie den Bereich "Login & Einstellungen". Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Passwort jederzeit ändern.

Wenn Sie Ihr Passwort zurücksetzen möchten, können Sie das hier erledigen.

Klicken Sie, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, rechts oben im Header auf Ihren Initialen. Unter "Mein Profil" finden Sie Ihre persönlichen Daten. Unter "Mein Unternehmen" finden Sie Ihre Firmendaten. Hier können sie Ihre persönlichen Daten und Ihre Firmendaten ändern sowie Ihre Rechnungsoptionen anpassen.

Benutzer*innenverwaltung

ELLA FAQ

Klicken Sie, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, rechts oben im Header auf Ihren Initialen. Über die "Benutzer*innenverwaltung" können Sie weitere Kolleg*innen zu ELLA einladen und Berechtigungen vergeben, wenn Sie selbst über Administrator*innen-Rechte verfügen.

Insgesamt dürfen pro Unternehmen 35 Personen Zugriff auf das Portal haben.

Als Administrator*in, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, dürfen Sie eingeladene Benutzer*innen jederzeit in der "Benutzer*innenverwaltung" löschen, egal ob diese schon registriert sind oder noch nicht. 
Als Administrator*in, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, dürfen Sie die Berechtigungen Ihrer Kolleg*innen jederzeit in der "Benutzer*innenverwaltung" verwalten. Sie können zusätzliche Berechtigungen vergeben oder auch bestehende Berechtigungen entziehen. 
Als Administrator*in, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, können Sie registrierte Benutzer*innenkonten in ELLA jederzeit in der "Benutzer*innenverwaltung" löschen. 
Als Administrator*in, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, dürfen Sie die Berechtigungen Ihrer Kolleg*innen für die Nutzung des Adress Check in ELLA jederzeit in der "Benutzer*innenverwaltung" verwalten. Vergeben oder entziehen Sie dafür dem*der gewünschten Benutzer*in die Berechtigung "Kostenpflichtige Services". Mit dieser Berechtigung können kostenpflichtige Services, derzeit ist das der Adress Check in ELLA, genutzt werden. Wir erweitern unser Service-Angebot kontinuierlich.
Können Sie nicht auf einen bestimmten Bereich in ELLA zugreifen, haben Sie nicht die notwendige Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihren*Ihre Administrator*in. Wenn Sie eingeloggt sind, können Sie eine Übersicht Ihrer Administrator*innen hier finden.

Rechnungen, Aufträge & Verträge

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Auf der Überblicksseite, also auf der ersten Seite, die Sie nach dem Login sehen, finden Sie jeweils Ihre drei ersten Rechnungen und Aufträge. Klicken Sie jeweils auf "Alle", um eine Übersicht über alle Ihre Rechnungen und Aufträge zu bekommen. In der Rechnungsübersicht haben Sie die Möglichkeit, nach Rechnungen anhand von Rechnungsnummern, Lieferscheinnummern oder weiteren Faktoren zu suchen. Werden Ihnen keine Rechnungen oder Aufträge angezeigt, kann es sein, dass sie nicht die notwendigen Berechtigungen Ihres*r Administrator*in erhalten haben.

Die Rechnungs- und Auftragsdaten werden für die Dauer von 18 Monaten in ELLA gespeichert.

Wenn Sie schnell eine bestimmte Rechnung finden wollen, kann Ihnen die Suchfunktion weiterhelfen. Wenn eingeloggt, navigieren Sie auf die Seite „Meine Rechnungen“ und klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.

 

Durch Eingabe der Rechnungsnummer, IMIS-Nummer, Lieferschein- oder Bestellnummer wird Ihre gesuchte Rechnung direkt angezeigt. Kombinieren Sie auch gerne bis zu zehn verschiedene Suchbegriffe, die Sie durch ein Komma trennen können. Auch die Eingabe von Teilen der jeweiligen Nummern führt zu Ergebnissen: Es werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die diese Ziffernreihenfolge als Rechnungs-, IMIS-, Lieferschein-, oder Bestellnummern aufweisen. Der Datumsfilter hilft Ihnen, Ihre Ergebnisse weiter einzugrenzen.

Sie haben vor kurzem Ihren geschäftlichen post.at Account für ELLA freigeschaltet und erhalten Ihre Rechnungen für z.B. die Paketmarke nicht mehr wie gewohnt per E-Mail? In diesem Fall ist es möglich, dass diese Rechnungen nun an die für Ihre Firma hinterlegte E-Mail-Adresse für Rechnungen gesendet werden. Sie können die "Rechnungsoptionen" Ihres Unternehmens überprüfen, indem Sie, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, rechts oben im Header auf Ihre Initialen klicken. Unter "Mein Unternehmen" können Sie Ihre Firmendaten und die Rechnungsoptionen Ihrer Firma einsehen und ändern.
Um eine Übersicht über alle Verträge zu bekommen, klicken Sie, wenn Sie eingeloggt sind, auf den Menüpunkt "Verträge". Die Verträge sind absteigend nach Datum sortiert. Können Sie nicht auf die Verträge zugreifen, haben sie vermutlich nicht die notwendige Berechtigung Ihres*Ihrer Administrator*in.
Die meisten Verträge lassen sich über das Drucker-Symbol als PDF herunterladen. Abhängig vom System, in dem die Verträge hinterlegt sind, stehen manche Verträge nicht zum Download in ELLA bereit. Bei Bedarf stellen wir Ihnen diese gerne manuell zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie uns hier.

Im System der Post werden Ihre Verträge in einzelne Produktverträge zerlegt. Beinhaltet Ihr Vertrag also mehrere Produkte, werden Ihnen in ELLA mehrere Vertragskacheln angezeigt. So wird auf einen Blick deutlich, für welche Produkte Sie Verträge abgeschlossen haben. Sie werden merken, dass Ihre 8-stellige Vertragsnummer gegebenenfalls pro Produkt durch zwei Ziffern, also einer fortlaufenden Nummer, ergänzt wurde. Dahinter liegt aber weiterhin wie gewohnt ihr gesammelter Vertrag (mit der 8-stelligen Nummer), den Sie direkt über ELLA als PDF herunterladen können.

Business Post.Karte

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Klicken Sie auf Ihre Initialen, die sich im gelben Header rechts befinden, wenn sie in ELLA eingeloggt sind. Wählen Sie "Mein Unternehmen". Im rechten Bereich neben Ihren Unternehmensdaten befinden sich Ihre Business Post.Karten. Sie finden hier die Information, für welche Post-Produkte Ihre Business Post.Karten gültig sind. Können Sie nicht auf die Business Post.Karten zugreifen, haben Sie nicht die notwendige Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihren*Ihre Administrator*in. Sie können eine Übersicht Ihrer Administrator*innen hier finden.

Ja, über das ELLA Portal haben Sie die Möglichkeit, jederzeit neue Business Post.Karten zu bestellen, bestehende Business Post.Karten zu sperren oder die Gültigkeit für bestimmte Produkte zu ändern. Klicken Sie auf Ihre Initialen, die sich im gelben Header rechts befinden, wenn sie in ELLA eingeloggt sind. Wählen Sie "Mein Unternehmen". Im rechten Bereich neben Ihren Unternehmensdaten befinden sich Ihre Business Post.Karten. Können Sie nicht auf die Business Post.Karten zugreifen, haben Sie nicht die notwendige Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihren*Ihre Administrator*in. Sie können eine Übersicht Ihrer Administrator*innen hier finden.

Bonus

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Schon bald können Sie auf ELLA Ihre bonusrelevanten Umsätze einsehen, sofern sie eine oder mehrere Bonusvereinbarungen abgeschlossen haben.

Zeitungszulassung

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Um eine Zeitungszulassung zu beantragen, verwenden Sie bitte das dazugehörige Online-Formular. Auf dieses Formular können Sie zugreifen, auch wenn Sie kein*e registrierte Nutzer*in des ELLA Portals sind. Wenn Sie im Portal eingeloggt sind, werden gewisse Informationen vorausgefüllt und somit die Beantragung der Zeitungszulassung erleichtert und beschleunigt. 

Kontaktformular & Reklamationen

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Wenn Sie Fragen, Anliegen oder Probleme haben, können Sie uns über das ELLA Kontaktformular erreichen. Klicken Sie auf das Kontakt Icon rechts oben im Header neben Ihren Initialen. 
Wenn Sie eine Anfrage zur gesamten Rechnung schicken möchten, klicken Sie auf "Anfrage zur Rechnung stellen" in der Rechnungsdetailansicht einer bestimmten Rechnung. Wenn Sie eine Anfrage zu einer bestimmten Position der Rechnung stellen möchten, klicken Sie auf das Fragezeichen Icon in der Tabelle bei der entsprechenden Rechnungsposition.
Über das Kontaktformular, wenn Sie in ELLA eingeloggt sind, wählen Sie die Kategorie "Sendungsreklamation". Im Feld "Was ist Ihr Anliegen" können Sie zwischen "Sendungsreklamation" und "Massensendungsreklamation" wählen. 
Über das Kontaktformular können Sie bei der Kategorie "Brief-, Werbe- und Medienpost" den Punkt "Layoutcheck & Freimachungsvermerk" auswählen. Abhängig vom ausgewählten Produkt sind Layoutcheck, Freimachungsvermerk oder beides möglich. Bitte laden Sie hierzu ein Exemplar Ihrer Sendung hoch, bei dem das Adressfeld lesbar ist.